SAP Concur : plus simple la vie ?

Depuis début septembre, SAP Concur est le nouvel outil Groupe permettant d’organiser et gérer les déplacements, de la réservation à la note de frais. C’est peu dire que cet outil était attendu, tant iExpense pêchait par son manque d’ergonomie, sa lourdeur et son obsolescence.

L’expérience promise par SAP Concur est alléchante : accès sur PC et via l’appli mobile, saisie des justificatifs directement avec son téléphone, traitement des notes de frais plus simple et rapide grâce à une intelligence artificielle… Et les premiers retours sont effectivement à la hauteur de la promesse. La prise en main est intuitive, et faire sa note de frais est effectivement bien plus rapide.

En outre, pour accompagner les utilisateurs, une nouvelle page Intranet (lien hypertexte : https://michelingroup.sharepoint.com/sites/Intranet-France-Travel) a été créée, où de nombreuses informations et tutoriels vidéo ont été publiés.

Toutefois, nous n’oublions pas que même avec un outil digital simple, nos processus restent complexes, notamment car nous devons nous conformer à certaines règles URSSAF.  Ainsi, certains d’entre nous se sont retrouvés perplexes à la vue de messages de non-conformité de leur note de frais « Procurement » pour des repas d’équipe ou de travail, et autres invitations partenaires. Plafond journalier dépassé, non-déclaration des participants… Faisons le point sur les règles à respecter pour faire une note de frais conforme. 

• A moins que l’invitation ait lieu pendant un voyage, il faut créer une note de frais « Procurement » pour les invitations à des repas d’équipe, de réseau, de travail ou avec des partenaires,
  • Le plafond de remboursement de 30€ par personne par repas ne s’applique pas à ces repas,
  • Si les participants ne sont pas tous des employés Michelin, choisissez le type de frais « Repas invitations partenaires »,
  • Employés Michelin ou pas, tous les participants doivent être déclarés. Cela n’aura aucun impact financier sur eux. Il s’agit simplement pour Michelin de prouver sa volonté de transparence à l’URSSAF, et ainsi prévenir toute tentative de redressement fiscal,
  • Si l’invitation à un repas d’équipe, de réseau, de travail ou avec des partenaires a lieu pendant un voyage, il faut créer une note de frais « Travel », ou ajouter cette dépense à la note de frais Travel pré-existante.
    • Le plafond de remboursement par personne par repas s’applique alors à vous ainsi qu’à vos collègues (montant par pays disponible sur l’intranet https://michelingroup.sharepoint.com/:x:/s/Intranet-France-Travel/EZ_CdEcZv_BDs5U8YsrcUC4B6Fh4YjJM_8VPJCLO0jHbcA?e=5dDtwj )
    • Attention, le plafond pour les déjeuners et les dîners n’est pas le même. Et le plafond journalier est inférieur à la somme des plafonds déjeuner + dîner,
  • Lorsqu’en déplacement, vous êtes amenés à payer pour les repas de collègues n’ayant pas de carte bancaire CITI (un stagiaire/alternant par exemple), ce sont les mêmes règles que mentionnées ci-dessus qui s’appliquent.

Toutefois, si vous rencontriez des difficultés ou des alertes qui vous semblent incohérentes lors de la création de vos notes de frais, pensez à faire des copies d’écran de votre problème. Contactez ensuite le Chatbot « Eddy Travel & Expenses ». Cela vous permettra de documenter votre cas, et d’avoir une solution plus rapide à votre problème. Si vous ne parvenez pas à avoir de réponse satisfaisante, vous pouvez contacter directement le Travel Manager France, dont le nom figure en bas de la page d’accueil de l’intranet SMART Travel & Expenses.

Charlotte Zuber, Représentante Syndicale.